TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen

täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Laatimispäivä

 

08.04.2019

 

 

1a

Rekisterin-

pitäjä

Nimi

SAKKOLA-SEURA ry.

Osoite

Ruiskukantie 3, 00950 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

sakkolaseura@gmail.com, puh Väinö Meskanen 040 7430 805

2

Yhteyshenki-

lö rekisteriä

koskevissa

asioissa

Nimi

Leena Autio

Osoite

Riistatie 23 C 5, 02940 Espoo

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

leena.sk.autio@suomi24.fi, puh 040 7209 400

3

Rekisterin nimi

Sakkola-Seura ry.

4

Henkilötieto-

jen käsittelyn

tarkoitus

 

 

 

 

 

 

Rekisteriä kerätään ja käytetään YHDL 11 §:n mukaisesti.

 

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietoja jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin, jäsenetujen tarjoamiseen, jäsenviestintään ja jäsentuotteiden ja -palvelujen kehittämiseen.

 

Rekisteritietojen perusteella voidaan tehdä tilastoja seuraavasti:

- jäsenten ikärakenne

- miesten ja naisten lukumäärä

- jäsenlaji (yhdistyksen sääntöjen mukaan)

- luottamustehtävät

- jäsenyysaika

- huomionosoitukset (karjalaiset ansiomerkit tms.) ja merkkipäivät

- jäsenmaksuperusteet

 

Jäsenen antamat kohdassa 5 olevat tiedot luovutetaan Karjalan Liiton käyttöön liiton ylläpitämän jäsenrekisterin osaksi jäsenmaksujen laskutusta, jäsentiedotusta ja liiton jäsenpalvelujen (tuoteosto, tilavuokraus, jäsenkoulutus tms. jäsenhintaan) saamista varten.

 

Jäseneksi liittymis- ja muissa ilmoittautumislomakkeissa kerrotaan mitä tietoja kerätään ja miksi.

Lomakkeesta on linkki rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen. Jokaisessa lomakkeessa kysytään lupa tietojen keräämiseen.

 

Karjalan Liiton verkkosivustoilla käytetään evästeitä ja ne suojataan SSL-sertifikaatilla.

 

5

Rekisterin

tietosisältö

Seuran jäsenen koko nimi, syntymäaika (pv.kk.vuosi), postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

 

Kiinnostuksen kohde rajantakaisessa Karjalassa.

Tieto luottamushenkilöistä, -toimikausista, huomionosoituksista sekä erilaisista Karjalan Liiton, piiri- tai liittoyhdistyksen tai seuran toimintaan/kilpailuihin osallistumisesta.

Erilliset luettelot tehdään kalenterivuosittain liittyneistä, kuolleista, eronneista ja erotetuista seuran jäsenistä.

 

Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot.

 

Rekisterissä olevan jäsenhenkilön kuoltua tai erottua tai tultua erotetuksi seurasta, tuhotaan jäsenrekisteristä suojatusti ja luotettavasti kaikki häntä koskeva tieto vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisestä. Seura ilmoittaa muutokset Karjalan Liittoon.

6

Säännönmu-

kaiset tieto-

lähteet

Jäsen antaa häneen kohdistuvat kohdan 5 tiedot liittyessään Sakkola-Seura ry.:n seuraan ja sitä kautta Karjalan Liiton jäseneksi.

Henkilöjäsenen antamia tietoja päivittää seuran rekisterinpitäjä sekä seuran rekisteriä käyttävä Karjalan Liiton rekisterinpitäjä. Karjalan Liiton käyttämässä seuran jäsenrekisteristä ilmenee viimeisin rekisteriin merkintöjä tehnyt henkilö sekä merkintöjen ajankohta.

Tietojen perusteella seura toimittaa jäsenelle jäsentiedotteet ja -postit.

 

Seura takaa jäsenten oikeuksien toteutumisen:

Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa seuralle antamiinsa tietoihin tulleet muutokset.

Jäsenellä on oikeus nähdä hänestä jäsenrekisteriin merkityt tiedot. Vain rekisterissä oleva henkilö voi paikan päällä ollen ja henkilöllisyyden todistaen saada tietoja siitä, mitä hänestä on rekisteriin merkitty. Tiedot kerrotaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä (tietosuoja-asetuksen mukaan).

 

Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita seuran toiminnan ja tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta.

 

 

REKISTERISELOSTE     2

 

7

Tietojen sään-

nönmukaiset

luovutukset

Seuran johtokunta ottaa ja erottaa jäsenet (YHDL 11-15 §:n mukaan ja ne käsitellään ja päätetään seuran johtokunnan kokouksessa. Päätös merkitän kokouksesta pidettävään pöytäkirjaan.

 

Seuran jäsentiedot luovutetaan Karjalan Liiton käyttöön kohdan 4. ja 6. mukaisesti. Seura päivittää jäsentietoja Karjalan Liiton rekisteriin jäsenoikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

 

Tietoja ei käytetä eikä luovuteta muuhun käyttöön.

Ilman henkilöjäsenen kirjallista ennakkosuostumusta, ei hänen tietojaan luovuteta kolmannelle osapuolelle suoramarkkinointia varten. Jäsenellä on oikeus muuttaa tai peruuttaa antamansa ennakkosuostumus (ks. kohta 12)

Seuran johtokunta voi päättää tarkoin harkittuaan tietojen luovuttamisesta tieteellisen tutkimuksen käyttöön.

8

Tietojen siirto

EU:n tai ETA:n

ulkopuolelle

 

Seura ei toimi EU:n tai ETA:n ulkopuolella siten, että jäsentietoja siirrettäisiin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mikäli alihankkija käyttää palvelujen tuottamiseen eri puolilla olevia palvelemia ja resursseja, vastaa ko. alihankkija itse siitä, EU:n tietosuoja-asetus ja toimintaamme koskevia lakeja ja säädöksiä noudatetaan.

9

Rekisterin

suojauksen

periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, esimerkiksi lukittu huone tai arkistokaappi.

Karjalan Liitosta tulee vuoden lopussa tarkastettavaksi seuran jäsenluettelo seuran rekisterinpitäjälle. Seuran rekisterinpitäjä tekee tarkastusta varten lähetettyyn luetteloon tarvittavat muutoksen ja toimittaa päivitettynä saman luettelon Karjalan Liittoon ilmoitetun aikataulun mukaisesti vuoden lopussa. Näin toimitaan manuaalisen rekisterinpidon osalta.

Seuran rekisterinpitäjä päivittää koko ajan säännöllisesti rekisteriä ja pitää sen ajan tasalla sekä toimittaa mahdolliset muutostiedot Karjalan Liittoon.

Rekisteri on ainoastaan seuran johtokunnan nimeämän jäsenrekisterinhoitajan tiedossa.

 

Seuran toimintaan liittyviä tapahtumia varten voidaan johtokunnan jäsenille antaa jäsenten nimiluettelon ko. toiminnan toteuttamiseksi. Luettelo on välittömästi tapahtuman jälkeen toimitettava jäsenrekisterinhoitajalle hävittämistä varten. Luettelosta ei saa ottaa kopioita eikä sitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle.

 

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Sähköiseen rekisteriin tallennetut tiedot.

 

Seuran rekisterinpitäjä päivittää koko ajan säännöllisesti rekisteriä ja pitää sen ajan tasalla.

 

Sähköinen rekisteri on salasanoin suojattu tiedosto, joka ainoastaan seuran johtokunnan nimeämän jäsenrekisterinhoitajan tiedossa (henkilökohtaiset tunnukset). Salasanat on tallennettuina seuran puheenjohtajan tietoturvallisessa paikassa. Karjalan Liiton rekisteriään pitävän seuran välillä on sopimus liiton rekisterin käytöstä kyseisen seuran jäsentietojen osalta.

 

……..

 

Seuran ja Karjalan Liiton välillä on kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Seura on henkilörekisterin ylläpitäjä oman rekisterinsä osalta ja Karjalan Liitto on koko liiton rekisteriylläpitäjä. Seura vastaa siitä, että se noudattaa henkilörekisterin ylläpidossa voimassa olevia tietosuojasääköksiä (asetukset ja lait).

 

Rekisterinpitäjä on tietoinen, että henkilötietojen tietoturvaloukkauksista on ilmoitettava viranomaisille ja rekisteröidylle 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

 

Seuran jäsenrekisterin hoitajana toimii Leena Autio 01.01.2019 alkaen. Hänen vastuullaan on jäsenrekisterin tekninen käyttö. Hän on tietoinen rekisteriin liittyvien yhdistyslain, tietosuojalain ja -asetuksen määräyksistä. Seura on ohjeistanut hänet tehtävään.

 

Seuran ja Leena Aution kanssa on tehty kirjallinen sopimus reksiterin lakien ja asetusten mukaisesta säilyttämisestä, ylläpitämisestä ja suojaamisesta.

 

Koko johtokunta vastaa seuran jäsenrekisteritietojen oikeasta ja lakien sekä asetusten mukaisesta suojaamisesta ja säilytyksestä.

 

 

 

10

Tarkastus-

oikeus

Rekisterissä oleva henkilö voi paikan päällä ollen tai henkilöllisyyden luotettavasti todistaen saada tietoja siitä, mitä hänestä on rekisteriin merkitty. Tiedot kerrotaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä (tietosuoja-asetuksen mukaan).

 

Tiedot on tarkastettavissa osoitteessa Riistatie 23 C 5, 02940 Espoo, siitä etukäteen kuukautta ennen kirjallisesti postitse tai sähköpostitse sopien.

 

Karjalan Liiton jäsenyhteisön jäsen voi itse henkilökohtaisesti tarkastaa omat tietonsa henkilöllisyys todistaen. Tiedot on tarkastettavissa Karjalan liiton toimistossa Käpylänkuja 1, 00610 Helsinki, arkisin klo 9-16, siitä etukäteen kuukautta ennen kirjallisesti postitse tai sähköpostitse (jäsen@karjalanliitto.fi – tietojen tarkistus -otsikolla) sopien. Liiton toimisto on säännönmukaisesti kiinni heinäkuun sekä joulun ja uudenvuoden välisen ajan.

11

Oikeus vaatia

tiedon

korjaamista

 

Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä. tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita seuran ja liiton toiminnan ja tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta.

 

Tietojen korjaamisen voi tehdä henkilöllisyys todistaen oman jäsenyhteisön nimeämälle henkilölle ja sen puheenjohtajalle osoitteessa Ruiskukantie 3, 00950 Helsinki tai sakkolaseura@gmail.com. Pyyntö tietojen korjaamiseen tulee osoittaa em. osoitteeseen viimeistään kuukautta ennen postitse tai sähköpostitse (tietosuoja-asetuksen mukaan).

 

Tietojen korjaamisen voi tehdä myös Karjalan Liitossa paikalle tullen, tai henkilöllisyys luotettavasti todistaen, Karjalan Liitto ry, Käpylänuja 1, 00610 Helsinki arkisin klo 9-16. Pyyntö tulee osoittaa em. osoitteeseen viimeistään kuukautta ennen postitse tai sähköpostitse (jasen@karjalanliitto.fi -tietojen korjaaminen -otsikolla). Liiton toimisto on säännönmukaisesti kiinni heinäkuun sekä joulun ja uudenvuoden välisen ajan.

12

Muut henkilö-

tietojen käsit-

telyyn liitty-

vät oikeudet

 

Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoitetaan rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten henkilötietoja käytetään.

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti yhteisöllä on oltava em. toimenpiteisiin yksilöity lupa henkilöjäseneltä ennen toimenpiteitä.